Als u als ondernemer goederen levert of diensten verricht, krijgt u te maken met btw-verplichtingen. Vragen als ‘Ben ik btw verschuldigd? Geldt er een vrijstelling? Welk tarief moet ik toepassen(0%, 6% of 21%)?’ zullen dan zeker de revue passeren.
Blijft u met uw prestaties binnen de Nederlandse grenzen, dan hoeft u zich over het algemeen alleen druk te maken over de Nederlandse btw-verplichtingen. Levert u echter ook over de grens of verricht u diensten aan afnemers buiten Nederland, dan zult u zich ook moeten verdiepen in de mogelijke btw-verplichtingen in andere landen. In deze advieswijzer wordt op hoofdlijnen nader ingegaan op btw-verplichtingen waarmee u te maken kunt krijgen als u zaken doet met het buitenland.
Waar en door wie is btw verschuldigd?
Om te bepalen waar (in Nederland of in het buitenland) btw verschuldigd is, is het essentieel om eerst vast te stellen waar de prestatie wordt verricht. Is dit in Nederland, dan heeft u te maken met Nederlandse btw-verplichtingen. Is dit in het buitenland, dan heeft u te maken met btw-verplichtingen in het buitenland.
Let op! De plaats waar u zich bevindt op het moment dat u een prestatie verricht, is lang niet altijd de plaats waar voor de btw de prestatie verricht wordt. Maak daarom niet de vergissing om automatisch aan te nemen dat bijvoorbeeld een dienst die u in Nederland verricht ook daadwerkelijk in Nederland belast is.
De regels om vast te stellen waar de prestatie verricht wordt, zijn niet eenvoudig. Van belang is om in ieder geval onderscheid te maken tussen de levering van goederen en het verrichten van diensten. Voor beide categorieën gelden namelijk andere regels.
Tip: Bepalen de regels dat uw prestatie in het buitenland verricht wordt, dan hoeft u lang niet altijd in het buitenland ook daadwerkelijk btw te betalen. In veel gevallen kan namelijk een verleggingsregeling worden toegepast waarbij u de btw kunt verleggen naar uw afnemer. Deze zal dan zorg moeten dragen voor de afdracht van de buitenlandse btw.
Levering van goederen
Levering van goederen aan een ondernemer in de EU
Bij levering van goederen aan een ondernemer in de EU zal over het algemeen sprake zijn van een intracommunautaire levering (ICL) tegen het 0% btw-tarief. Voorwaarde is dat de goederen vanuit Nederland naar een ander EU-land worden vervoerd en dat u over het btw-identificatienummer beschikt van de in dat EU-land gevestigde ondernemer.
Tip: U kunt het btw-identificatienummer van uw afnemer checken.
U berekent 0% btw maar geeft deze levering wel aan (tegen 0% btw) in uw btw-aangifte en in uw opgaaf intracommunautaire prestaties. Uw buitenlandse afnemer verricht in het andere EU-land een intracommunautaire verwerving (ICV) en draagt daar de btw af tegen het daar geldende btw- tarief (maar kan over het algemeen deze btw in zijn aangifte ook weer in aftrek brengen).
Voorbeeld
U levert goederen aan een ondernemer in Frankrijk met een btw-identificatienummer. De goederen worden in verband met de levering vanuit Nederland naar Frankrijk vervoerd. Deze levering betreft een ICL. Voor de btw vindt de levering plaats in Nederland tegen het 0% btw-tarief. Uw Franse afnemer verricht in Frankrijk een ICV. Hij draagt de btw hierover in Frankrijk af tegen het daar geldende btw-tarief.
Levering van goederen aan particulieren in de EU
Bij levering van goederen aan een buitenlandse particulier of een buitenlandse organisatie die niet btw-plichtig is, is sprake van zogenaamde afstandsverkopen. Deze levering vindt in beginsel plaats in Nederland. Afhankelijk van de soort goederen dat u levert, bent u 6% of 21% btw verschuldigd. Vanaf het moment dat u een daarvoor vastgesteld btw-drempelbedrag overschrijdt, is de levering echter belast in het EU-land van uw afnemer. U moet zich dan aanmelden bij de Belastingdienst van dat EU-land en daar btw afdragen. Het tarief zal afhankelijk zijn van de tarieven in het betreffende EU-land.
Let op! Het drempelbedrag geldt per land en dus niet per afnemer!
Voorbeeld
Tot en met 15 juni 2018 levert u voor € 30.000 goederen aan diverse Spaanse particulieren. U berekent Nederlandse btw en draagt deze op uw aangifte btw af. Op 16 juni 2018 verkoopt u voor € 6.000 aan een Spaanse particulier. Omdat u hiermee de Spaanse btw-drempel van € 35.000 overschrijdt, berekent u over dit bedrag Spaanse btw. Ook over alle leveringen in Spanje na die datum, berekent u Spaanse btw. U moet zich laten registreren in Spanje en de Spaanse btw in Spanje op aangifte afdragen. Omdat u in 2018 het btw-drempelbedrag heeft overschreden, moet u in 2019 vanaf de allereerste levering Spaanse btw in rekening brengen.
Let op! Voor veel landen is het drempelbedrag vastgesteld op € 35.000. Er zijn echter diverse landen met een afwijkend drempelbedrag. Controleer daarom altijd het van toepassing zijnde drempelbedrag.
Wilt u de drempels niet in de gaten houden of is het btw-tarief in het andere EU-land lager dan in Nederland, dan wilt u wellicht meteen al buitenlandse btw in rekening brengen. Dat kan als u er voor kiest om de drempelbedragen niet toe te passen. U brengt dan vanaf het begin meteen buitenlandse btw in rekening, ook als de drempelbedragen nog niet overschreden zijn. Om dit te kunnen doen, moet u een verzoek indienen bij de Belastingdienst. De keuze geldt voor minimaal twee jaar.
Levering van goederen aan een ondernemer of een particulier buiten de EU
Bij levering van goederen aan een ondernemer of een particulier buiten de EU, is sprake van export als de goederen naar het land buiten de EU worden vervoerd. Over export bent u 0% btw verschuldigd. Voorwaarde hiervoor is wel dat u kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. U berekent 0% btw, maar geeft deze export wel aan (tegen 0% btw) in uw btw-aangifte.
Overige leveringen
Hiervoor zijn de hoofdregels voor de levering van goederen beschreven. Er zijn echter situaties denkbaar waarbij de regels anders uitwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de levering van nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen of aan ABC-leveringen. ABC-leveringen zijn leveringen waarbij de goederen door A aan B en vervolgens door B aan C worden verkocht. De goederen worden echter rechtstreeks door A aan C geleverd. Voor deze situaties gelden andere regels.
Tip: Overleg altijd met onze adviseurs over de btw-regels die in uw specifieke situatie van toepassing zijn.
Verrichten van diensten
Diensten aan een ondernemer in de EU
Volgens de hoofdregel is de dienst aan een ondernemer uit een ander EU-land belast in het land van uw afnemer. U berekent dan geen Nederlandse btw maar ook geen buitenlandse btw. U verlegt de btw namelijk naar uw afnemer en uw afnemer geeft de btw aan in zijn eigen land (tegen het daar geldende btw-tarief). U geeft de dienst wel aan in uw eigen btw-aangifte en uw opgaaf intracommunautaire prestaties.
Let op! Op deze hoofdregel gelden uitzonderingen. Bijvoorbeeld als de dienst betrekking heeft op onroerende zaken, het verlenen van toegang tot bepaalde evenementen, verhuur van een vervoermiddel voor korte periode, personenvervoer of restaurant- of cateringdiensten. Laat u daarom altijd vooraf goed informeren door onze adviseurs over de btw-regels in uw eigen situatie.
Diensten aan een ondernemer buiten de EU
Diensten aan een ondernemer buiten de EU zijn over het algemeen belast in het land van uw afnemer buiten de EU. In de Nederlands aangifte geeft u hiervan niets aan. Informeer in het land van uw afnemer aan welke verplichtingen u daar moet voldoen.
Diensten aan een particulier
Volgens de hoofdregel is de dienst aan een particulier in het buitenland belast in Nederland. U berekent hierover Nederlandse btw. Ook hier zijn echter vele uitzonderingen mogelijk, bijvoorbeeld bij een dienst met betrekking tot een onroerende zaak, bij vervoersdiensten, restaurantdiensten, bemiddelingsdiensten enzovoort. Ook voor digitale diensten gelden andere regels. Hetzelfde geldt voor bepaalde diensten, zoals reclamediensten of adviesdiensten die u verricht aan een particulier buiten de EU. Deze diensten zijn over het algemeen belast in het land waar uw particuliere afnemer gevestigd is.
Teruggaaf van in EU betaalde btw
Als u in 2017 als ondernemer ergens in de EU goederen en diensten heeft gekocht, kunt u de btw via de Nederlandse Belastingdienst terugvragen. U moet aan speciale formaliteiten voldoen en uw btw vóór 1 oktober 2018 terugvragen. Te laat teruggevraagde btw bent u kwijt. Bij in de EU betaalde btw kunt u denken aan btw op getankte brandstof, of bijvoorbeeld aan btw op een taxirit of een hotelovernachting tijdens een congres. Het gaat dus om alle btw op zakelijk aangeschafte goederen en diensten, door u of één van uw medewerkers.
Inloggegevens
Als u btw wilt terugvragen, moet dat digitaal via de volgende site . Daarvoor dient u over inloggegevens te beschikken. Vraagt uw adviseur de btw voor u terug, dan heeft u allebei inloggegevens nodig. Heeft u in een voorgaand jaar al btw teruggevraagd uit een EU-land, dan heeft u al inloggegevens gehad en dient u die te gebruiken. U kunt geen nieuwe aanvragen, dus bel met de Belastingtelefoon als u ze kwijt bent. Is het de eerste keer dat u btw uit de EU terugvraagt, vraag dan inloggegevens aan via het formulier op de site van de belastingdienst (www.belastingdienst.nl, zoekterm ‘aanvraag inloggegevens’). U moet dit formulier invullen, afdrukken en opsturen. Dit kan tot vier weken duren.
Indienen verzoek tot teruggave
Als u met uw gegevens bent ingelogd, kunt u een verzoek tot teruggave van betaalde btw indienen. Dit moet u per EU-land specificeren. Van de aangeschafte goederen en diensten moet u onder meer de factuurdatum en -nummer invullen. Voor teruggave van de btw uit sommige landen moet u facturen meesturen, maar ook dit kan alleen digitaal.
Let op! Uw verzoek om teruggave moet per land minstens € 50 aan btw betreffen en moet u vóór 1 oktober 2018 indienen. Onder deze drempel beslist het betreffende land zelf of ze uw btw terugbetaalt. Grotere bedragen kunt u al in de loop van het kalenderjaar terugvragen als het bedrag minstens € 400 per drie maanden is.
Tot slot
De btw-wetgeving is niet eenvoudig. Er gelden hoofdregels, maar het zijn met name de uitzonderingen hierop die het ingewikkeld maken. Bijna geen enkele situatie is echt standaard. Overleg daarom met onze adviseurs over de btw-regels voor uw eigen specifieke situatie.
