De winstmarge is niet alleen interessant voor u als ondernemer, maar ook voor de Belastingdienst. Bij een boekenonderzoek wordt gekeken of de winstmarge overeenkomt met eerdere jaren en met die van andere horecaondernemers. Als deze afwijkt, gaan de alarmbellen rinkelen.
Enkele handvatten om te zorgen dat de winstmarges juist in de boeken komen:
- De Belastingdienst vergelijkt inkoop- en verkoopfacturen. Zijn er facturen voor goederen die niet tot omzet leiden, zorg dan dat u deze registreert. Denk aan privé-inkopen, weggevers (gratis drankje van het huis) of inkopen voor het personeel. Zorg er daarnaast voor dat alle inkopen die niet van invloed zijn op de winstmarge (zoals verpakkingsmateriaal of versiering), apart worden geboekt in uw administratie. Noem deze kosten op de inkoopfactuur bijvoorbeeld non-food.
- Aan de verkoopkant moet de administratie ook op orde zijn. Zorg dat u aantekeningen maakt over afval, uitval, verspilling, prijswijzigingen en alles wat van invloed kan zijn op de winstmarge (bijvoorbeeld kortingsacties en calamiteiten). Berekeningen van de menukaart moeten kloppen: wat zijn de ingrediënten en wat is de verkoopprijs? Bij prijswijzigingen is het aan te raden om oude menukaarten te bewaren, zodat mogelijke oorzaken van afwijkingen van de winstmarge eenvoudiger kunnen worden verklaard.
- Zorg bij arrangementen voor eigen berekeningen en geef aan waarop de verhoudingen zijn gebaseerd. Zeker als de verhoudingen erg in uw voordeel zijn, is de Belastingdienst alert. Leg hoe dan ook alles goed vast en houd het kasboek dagelijks bij (niet wekelijks).
- Horecaondernemers hebben een bewaarplicht van de kassarollen. Als de Z-afslagen niet compleet zijn, kunt u lastige vragen verwachten.
