Ondernemers dienen hun administratie minstens zeven jaar te bewaren. Voor zaken zoals onroerend goed geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Maar wat nu als facturen of kassabonnetjes na verloop van tijd minder of niet meer leesbaar zijn? Is een kopie dan voldoende?
Bewaarplicht
De fiscale bewaarplicht betekent dat u de originele factuur dient te bewaren. Dit moet in de vorm waarin u deze ontvangt. Een digitale factuur mag u dus niet uitprinten en daarna de digitale versie weggooien.
Factuur onleesbaar
Sommige papieren facturen, zoals kassabonnetjes, hebben de neiging na verloop van tijd te verbleken, waarna deze niet meer of zeer moeilijk leesbaar is. Een kopie maken volstaat niet, want deze is niet gelijk aan het origineel.
Kleine bedragen
In de praktijk volstaat een kopie bij een onleesbare factuur voor kleinere bedragen meestal wel. De fiscus doet dan niet moeilijk, hoewel u niet aan de formele eisen voldoet. Bij argwaan kan deze wel geweigerd worden.
Tip: Er zijn individuele afspraken te maken met de Belastingdienst over de manier waarop bestanden kunnen worden aangeleverd en bewaard.
Converteren
Een alternatief kan zijn een factuur te converteren, dat wil zeggen deze te digitaliseren, bijvoorbeeld middels een scan. Converteren mag onder de voorwaarden dat u álle gegevens overzet en dit inhoudelijk juist doet. De nieuwe gegevensdrager moet ook tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn. Vereist is ook dat u de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kunt reproduceren en leesbaar kunt maken en dat zodoende een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke termijn kan plaatsvinden.
Let op! Besteed bij conversie ook aandacht aan echtheidskenmerken, zoals papiersoort, kleur, logo en watermerk. Deze kunnen bij dit proces verloren gaan. Kunt u de echtheidskenmerken niet converteren, dan moet u dat met technische en/of organisatorische maatregelen compenseren. Scan daarom altijd in kleur en zorg bij een kopie ervoor dat allerlei zaken die van belang scherp gekopieerd zijn. Feitelijk moet de factuur of bon reproduceerbaar zijn. Kortom, ook de schaal en verhouding moet gelijk blijven aan het origineel. Als de achterkant essentiële bedrijfsinformatie bevat, moet deze ook gescand worden. Bij twijfel kan een foto van het origineel uitkomst bieden.
Tip: U mag gebruikmaken van elke bedrijfscontrole of techniek die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een prestatie oplevert.
Koppel aan ander document
De authenticiteit van een ontvangen factuur kunt u bijvoorbeeld aantonen door deze te koppelen aan de betaling via het bankafschrift. Ook andere documenten zoals offertes, pakbonnen, orderbevestigingen en correspondentie over de transactie, zoals e-mails en brieven, kunnen hieraan bijdragen.
Let op! Alleen als u voldoet u aan de voorwaarden, hoeft u de originele gegevens niet te bewaren na conversie.
