Als ambtenaren op dienstreis gaan, gelden er vaste bedragen als onkostenvergoeding. Deze bedragen zijn vastgesteld volgens het Reisbesluit. Deze bedragen mag u ook toepassen voor zakelijke reiskosten van werknemers binnen uw bedrijf.
Dienstreizen binnenland
Voor binnenlandse dienstreizen kunt u maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten onbelast vergoeden aan uw werknemer:
- kleine uitgaven overdag: €4,41
- kleine uitgaven ‘s avonds: €8,83
- ontbijt: €9,94
- lunch: €8,93
- avondmaaltijd: €22,41
- logies: €100,68
Vergoeding bovenmatig
Vergoedt u meer dan genoemde bedragen, dan kunt u het meerdere als belast loon aanmerken of onderbrengen in de werkkostenregeling. De vergoeding is dan onbelast bij de werknemer.
Let op! Komt u echter met alle vergoedingen en verstrekkingen betreft de werkkostenregeling in het jaar boven de grens van 1,2% van de loonsom van uw bedrijf uit, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Dienstreizen buitenland
Ook voor dienstreizen naar het buitenland kunt u het Reisbesluit Buitenland volgen voor wat betreft onbelaste vergoedingen. Ook deze vergoedingen zijn gerichte vrijstellingen en dus onbelast. De vergoedingen verschillen per land, streek en stad. Meer informatie vindt u op deze site van de Overheid.
Niet aannemelijk? Dan belast!
Als u de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag u volgens het Reisbesluit Buitenland een vergoeding van €11,34 geven. Deze vergoeding is dan echter wel belast. Dit geldt overigens voor alle bedragen die u niet aannemelijk kunt maken, aangezien het aftrekbare kosten betreft en de bewijslast bij u ligt.
Meer of minder kosten?
U bent niet verplicht de vergoedingen volgens de Reisbesluiten te volgen. U kunt dus ook alle werkelijke kosten vergoeden op basis van facturen. U zult wel altijd de zakelijkheid aannemelijk moeten kunnen maken.
