Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. Wat we hieronder precies moeten verstaan, is niet nader omschreven in de wet. U doet er echter goed aan dit niet te beperkt op te vatten, zo leert recente rechtspraak.
Inrichting van uw administratie
Uw administratie dient in ieder geval zodanig te zijn ingericht, dat de fiscus uw financiële en uiteraard ook uw fiscale verplichtingen eenvoudig kan achterhalen. Alles wat hierbij van belang kán zijn, behoort tot uw administratie. U dient dit bovendien minstens zeven jaar te bewaren. Voor onroerend goed is deze termijn zelfs tien jaar.
Onlangs werd bij een autohandelaar annex reparateur geconstateerd dat verzekerings- en schaderapporten niet waren bewaard. Omdat hiernaar op facturen wel verwezen werd, schoot de administratie tekort. De opgelegde informatiebeschikking bleef dan ook in stand, met alle nadelige gevolgen van dien.
Let op! Zaken als facturen, loonstaten, offertes en correspondentie behoren uiteraard tot uw administratie. Maar ook minder voor de hand liggende zaken, zoals uw email, kladaantekeningen en aanwezig kasgeld. Het begrip ‘administratie’ is dus omvangrijk.
Informatiebeschikking
Als uw administratie tekort schiet, kan de inspecteur u een informatiebeschikking opleggen. Daarmee kan hij u dwingen de benodigde informatie op te hoesten. Vindt u dat u de gevraagde informatie al heeft geleverd of bent u het anderszins niet met de beschikking eens, dan kunt u deze aanvechten voor de rechter.
Omkeren bewijslast
Levert u de gevraagde info niet of is dit niet mogelijk omdat u bijvoorbeeld bepaalde zaken niet bewaard heeft, dan kan de inspecteur de bewijslast omkeren. Dit is buitengewoon vervelend, want dan zult u moeten aantonen dat de opgelegde aanslag te hoog is. Dat zal zonder de nodige papieren niet meevallen.
