Iedere transactie tussen u en de bv moet zakelijk verlopen. Zo niet, dan kan sprake zijn van ‘bevoordeling’, met alle gevolgen van dien.
Of het nu gaat om het uitlenen van geld, het verrichten van arbeid, het verhuren van een pand of het opbouwen van pensioen. Zakelijkheid is steeds geboden!
Let op! Laat uw persoonlijk belang niet prevaleren boven het belang van de bv en andersom.
Hou het zakelijk!
Hoe weet u nu of u samen met de bv zakelijk handelt? Het begrip ‘zakelijk’ is immers nogal subjectief. Stel uzelf hiervoor de volgende vragen:
- Zou een onafhankelijke derde op dezelfde manier handelen?
- Zou de bv een dergelijke transactie met een onafhankelijke derde aangaan en tegen welke voorwaarden?
- Zou ikzelf een dergelijke transactie met een onafhankelijke partij aangaan en welke condities zou ik dan stellen?
Is het antwoord op de drie vragen ‘nee’, dan is sprake van onzakelijk handelen. De onafhankelijke derde speelt bij zakelijk handelen dus een cruciale rol.
Risico’s van onzakelijk handelen
De Belastingdienst kijkt altijd extra kritisch of een transactie tussen bv en dga tegen zakelijke voorwaarden gebeurt. Wordt er onzakelijk gehandeld, dan vinden er correcties en naheffingen – al dan niet met boetes – plaats in de inkomsten- en de vennootschapsbelasting.
Bij een onzakelijke transactie tussen bv en dga kan sprake zijn van een informele kapitaalstorting of een verkapte winstuitdeling.
Voorbeelden informele kapitaalstorting
- U draagt een pand over aan de bv tegen een lagere prijs dan de prijs die u aan een derde berekend zou hebben.
- U verstrekt een lening aan de bv terwijl al op voorhand duidelijk is dat de bv de lening niet kan terugbetalen.
- U bedingt een te lage huurvergoeding of een te laag salaris.
- U neemt kosten voor eigen rekening en berekent deze niet door aan de bv.
Voorbeelden van een verkapte winstuitdeling
- De bv neemt kosten voor haar rekening voor zaken die uw privébelang dienen. Denk bijvoorbeeld aan de rekening van de hovenier voor het onderhouden van de tuin bij uw eigen woning.
- De bv verkoopt aan u een pand tegen een lage onzakelijke prijs.
- De bv verstrekt een lening terwijl duidelijk is dat u, gezien uw financiële situatie, de lening nooit aan de bv zal kunnen terugbetalen.
- De bv betaalt u een hoger salaris dan gebruikelijk.
Let op! In alle gevallen moet sprake zijn van een ‘bewuste bevoordeling’ van hetzij de aandeelhouder door de bv of de bv door de aandeelhouder.
Contractuele afspraken
Zakelijk betekent ook een goede vastlegging van de afspraken tussen u en de bv in zakelijke overeenkomsten en natuurlijk ook de naleving daarvan. Hiermee staat u absoluut sterker in uw bewijslast van zakelijk handelen richting de Belastingdienst, maar gaat het onverhoopt mis met uw bv, dan is uw positie voor de curator ook duidelijk. Aan welke overeenkomsten moet u dan zoal denken?
Arbeidsovereenkomst
Als dga staat u in dienstbetrekking bij uw bv en verricht u werkzaamheden voor de bv. Net als bij iedere andere werknemer hoort daar een arbeidsovereenkomst bij met hierin de rechten en plichten van beide partijen, het afgesproken salaris, het aantal vakantiedagen, secundaire arbeidsvoorwaarden, de eventuele auto van de zaak, doorbetaling bij arbeidsongeschiktheid enzovoort.
Pensioenovereenkomst
Vanaf 1 april 2017 is het niet meer mogelijk om pensioen in eigen beheer op te bouwen. Heeft u in het verleden in eigen beheer pensioen opgebouwd, dan is er een pensioenovereenkomst tussen u en de bv. Deze pensioenovereenkomst moet vóór 1 juli 2017 zijn aangepast (zie hoofdstuk III, paragraaf 3.1 Pensioen). Bij het onderbrengen van uw pensioen bij een pensioenverzekeraar zal de verzekeraar of de bv een pensioenovereenkomst/pensioenreglement opmaken.
Rekening-courantovereenkomst
Veel dga’s hebben een rekening-courant bij de bv. Via deze rekening-courant kunnen kleine bedragen die over en weer gaan tussen u en de bv worden geboekt. In de rekening-courantovereenkomst legt u de maximale kredietfaciliteit vast, de afgesproken zakelijke rente en de verdere afspraken.
Let op! Voordeel van een rekening-courantovereenkomst is dat niet iedere opname over en weer apart hoeft te worden vastgelegd. Uiteraard moeten de bedragen die worden geboekt op de rekening-courant wel zijn vastgelegd in de administratie.
Leningsovereenkomst
Wanneer u geld leent van de bv of andersom, dan is een schriftelijke leningsovereenkomst een ‘must’. In deze overeenkomst staan de afspraken over de looptijd van de lening, een terugbetalingsverplichting, de zakelijke rente, welke zekerheden er zijn gesteld en wat de gevolgen zijn wanneer een van de partijen zich niet aan de afspraken houdt of kan houden.
Borgstellingsovereenkomst
In de praktijk gebeurt het regelmatig dat een dga borg staat voor een door de bank verstrekte lening aan de bv. Is dit ook bij u het geval, spreek dan een zakelijke borgstellingsvergoeding af met de bv en leg dit ook schriftelijk vast in een borgstellingsovereenkomst!
Aandeelhoudersovereenkomst
Zijn er meerdere aandeelhouders, dan is het verstandig om een aandeelhoudersovereenkomst op te stellen. In de statuten kan praktisch alles geregeld worden wat van belang is voor het aandeelhouderschap, maar de statuten hebben zo hun beperkingen. Zo zijn de statuten openbaar. Interne afspraken kunt u dan ook beter opnemen in een aandeelhoudersovereenkomst. Ook is een aandeelhoudersovereenkomst een stuk makkelijker te wijzigen dan statuten.
Managementovereenkomst
Verricht u werkzaamheden voor meerdere bv’s, dan bent u vermoedelijk bij de holding in loondienst. Uw holding zal dan een bedrag doorberekenen (managementfee) voor de werkzaamheden die u namens de holding bij de andere bv’s verricht. Deze doorberekening moet worden vastgelegd in een managementovereenkomst.
Let op! Zorg dat er geen arbeidsrechtelijke kenmerken in een managementovereenkomst staan. De overeenkomst wordt dan mogelijk gezien als een gewone arbeidsovereenkomst, met als gevolg loonbelasting en wellicht ook premies werknemersverzekeringen.
